Sie brauchen kein weiteres riesiges System, Tool oder einen weiteren Kurs. Es genügt, ein paar kleine KI-Routinen in Ihren Arbeitsalltag einzubauen, die Ihnen die langweiligen Aufgaben abnehmen – anstatt noch mehr Zeit in Anspruch zu nehmen.

Ziel dieses Textes ist es, Ihnen konkrete Vorschläge zu unterbreiten, die Sie noch heute testen können, ohne den gesamten Arbeitsablauf zu ändern.

Bevor Sie gehen: eine wichtige Entscheidung

Wählen Sie einen KI-Assistenten (ChatGPT, Claude, Gemini … was auch immer Sie gerade zur Hand haben) und nutzen Sie ihn für die meisten Aufgaben. Je weniger Sie zwischen verschiedenen Tools wechseln, desto schneller entwickeln Sie eine Routine.

Dann überlegen Sie: Wo genau verschwenden Sie die meiste Zeit?

• E-Mails und Nachrichten schreiben,
• Informationen zusammenfassen (Artikel, PDFs, Besprechungen),
• Texte, Angebote, Ankündigungen entwerfen,
• Aufgaben und Prioritäten planen.

Wähle einen Bereich aus und arbeite von dort aus weiter. Alles andere kann warten.

Morgenroutine: 7-minütiges „KI-Briefing“

Statt morgens im Internet zu surfen, sollten Sie eine kurze Besprechung mit Ihrem KI-Assistenten durchführen.

• Laden Sie eine Liste Ihrer heutigen Aufgaben hoch (sowohl private als auch geschäftliche).
• Sende es an die KI mit der Aufgabe: „Ordne dies für mich in 3 Prioritäten ein und schlage vor, wie ich den Tag in Blöcke aufteilen sollte.“
• Bitten Sie ihn, Ihre Liste auf „die 3 wichtigsten Punkte + den Rest, falls möglich“ zu kürzen.

Am Ende erhält man einen kleinen, realistischen Arbeitsplan, nicht nur eine schön formulierte To-do-Liste.

Routine vor dem E-Mail-Schreiben: 3 Minuten vor dem Absenden

Anstatt E-Mails immer wieder neu zu schreiben, nutzen Sie KI als „Hintergrundschreiber“.

• Schreiben Sie den Rohtext schnell auf – so, als würden Sie eine Nachricht an sich selbst tippen.
• Sende es an die KI und sage: "Schreibe dies in eine klare, kurze E-Mail um, Tonfall: professionell, aber freundlich."
• Ergänzen Sie: „Verkürzen Sie den Text auf maximal 6 Sätze.“

Sie entscheiden weiterhin, was Sie schreiben, die KI kümmert sich lediglich um das Format und spart Ihnen Zeit und Energie.

Ein „Rohentwurf“ anstelle einer leeren Seite

Das Erstellen des ersten Entwurfs ist oft der schwierigste Teil der Arbeit. Hier spielt KI ihre Stärken aus.

• Anstatt auf ein leeres Blatt Papier zu starren, schreiben Sie 4–5 Sätze darüber, was Sie sagen möchten.
• Ergänzen Sie die wichtigsten Punkte: An wen Sie schreiben, was das Ziel ist, wie viel Platz Ihnen zur Verfügung steht.
• Bitten Sie die KI: „Erstellen Sie einen Textentwurf (keinen fertigen Text) mit Überschriften und kurzen Abschnitten.“

Sie erhalten ein Grundgerüst, das Sie nach Ihren eigenen Vorstellungen umgestalten können, anstatt bei Null anzufangen.

Abendlicher Kurzrückblick: 5 Minuten, um aus dem Tag zu lernen

Öffnen Sie am Ende des Tages, bevor Sie Ihren Laptop zuklappen, den KI-Chat und machen Sie eine kurze „Tagesrückschau“.

• Schreibe in ein paar Stichpunkten auf, was du heute gemacht hast.
• Notieren Sie, was Sie am meisten erschöpft hat und was gut gelaufen ist.
• Bitten Sie um eine Zusammenfassung und 2–3 konkrete Empfehlungen für morgen (was wiederholt werden soll, was entfernt werden soll).

Die KI ist hier nicht Ihr Therapeut, sondern ein Spiegel – sie hilft Ihnen, den Tag objektiver zu betrachten und kleine Korrekturen vorzunehmen.

Wie man diese Routinen wirklich zum Leben erweckt

• Verknüpfen Sie jede Routine mit etwas, das Sie bereits tun: Morgenkaffee, E-Mails öffnen, Laptop ausschalten.
• Verwenden Sie jedes Mal dieselben Befehle/Eingabeaufforderungen – so erstellen Sie Ihre eigene persönliche „KI-Vorlage“.
• Nach einer Woche sollten Sie nur noch diejenigen Routinen beibehalten, die Ihnen den Alltag wirklich erleichtern.

Ziel ist es nicht, alles auf KI umzustellen, sondern mentale Freiräume zu schaffen. Wenn Sie mit diesen kurzen Routinen täglich mindestens 30 Minuten konzentriert arbeiten können, haben Sie schon viel erreicht.